Der Job am Empfang

20130830-073840.jpgDer Empfangsdienst durch ein Sicherheitsunternehmen ist eine Position, die ein sehr hohes Niveau verlangt, wenn es um Etikette und Auftreten geht. Ein stets gepflegtes Äußeres ist genauso erforderlich, wie gepflegte Umgangsformen.
Das tatsächliche Interesse an dem Unternehmen des Kunden ist unabdingbar für einen zuverlässigen Empfangsdienst. Ich kann nicht das Aushängeschild einer Firma vertreten, wenn ich über das Unternehmen nichts weiß.
Der Empfangsmitarbeiter muss in der Lage sein, Gespräche an die zuständigen Abteilungen oder Ansprechpartner weiterzuleiten.

Was macht den Job so attraktiv? Das breite Spektrum an Aufgaben, die Spontanität des Dienstes, die erforderlich ist. Wenn ein Empfangsmitarbeiter eher ein Concierge ist, oder ein Wünscheerfüller macht es richtig Spaß. Eigentlich passt der Job nicht in das Wachgewerbe, da man den Dienst kaum nach Dienstanweisung regeln kann, weil nahezu jeder Gast, Kunde oder Besucher andere Wünsche hat muss man eher mit einem guten Sicherheitsgefühl „Nestschonend“ arbeiten.

Dieser Job macht es nahezu unmöglich, sich zu Präsentieren wie man nicht ist! Die Waage zu finden zwischen den Stellen, auf dessen Präsentierteller man sitzt ist gar nicht mal so einfach! Am Ende muss man es einfach jedem Recht machen und es muss seinem Gegenüber vorkommen, als hätte man es einfach so gemacht und vor allem gerne!

Dem Kunden zeigen wir, wie sehr wie ihn willkommen heißen und wir freuen uns natürlich darüber, dass der Kunde gesund und heile zu uns ins Haus gefunden hat!

Dem Besuchten machen wir die Freude, dass wir seinem Besucher diesem Ort so gut wie möglich präsentiert haben! Die Visitenkarte des Besuchten hat keine Eselsohren. Ein vergessener Termin oder eine versäumte Ankündigung, zwecks Vorbereitung, würde ein Besucher niemals bemerken!
Ein Concierge macht es allen Recht!

Vergessen wir nicht, den eigenen Arbeitgeber. Die meisten Arbeitgeber, ich rede hier in diesem Fall vom Empfangsdienst durch den Wachdienst, wissen wie schwierig es ist, diese Position in eine Dienstanweisung zu formulieren. Es ist nicht möglich! Besondere Abläufe wie Notfallpläne, Evakuierungsmaßnahmen, Erste-Hilfe Abläufe und auch Softwarenutzung kann man selbstverständlich Ablauftechnisch und handhabungstechnisch regeln aber damit sind die Grenzen schon fast erreicht!

Für den Mitarbeiter ist es wichtig, wenn nicht am wichtigsten, sich mit dem Unternehmen vertraut zu machen, die Nettikette zu kennen und Umgangsformen zu wahren. Was will das Unternehmen präsentieren? Wie will sich das Unternehmen präsentieren? Welcher Eindruck soll beim Besucher hinterlassen werden? Mit diesen Gedanken sollte man sich befassen während man im Dienst ist, denn ein gespieltes Verhalten führt irgendwann zu Problemen.

Ich kenne auch kein anderes Tätigkeitsfeld, bei dem es ein solches Organisationstalent benötigt.
Schlüsselverwaltung, Einfahrtsberechtigungen, Besucherausweise, Zutrittskarten, Termine für Wartung, Reparatur, Reifenwechsel und Betankung Firmenfahrzeuge, Postannahme, in House Informationsweitergabe, Anlaufstelle für Technische Probleme zur Weitergabe an die Technikabteilung, Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, Hausrecht, Wartung von Löschern und Erste-Hilfe Kästen, Material Anlieferung, Fundsachenbearbeitung, …
Diese Liste ist nahezu Endlos und vor allem unabsehbar Umfangreich!

 

… Jeder Beitrag wird immer mal wieder ergänzt …


 

1 thought on “Der Job am Empfang”

  1. Ich gebe dir vollkommen Recht…

    Der Empfangsdienst ist zum Teil schon zu umfangreich, da ist selbst die Einweisung neuer Mitarbeiter harte Arbeit…

    Für das Geld was man bekommt, ist es echt zu happig…

    Man ist die ganze Zeit auf Zack, muss alles und jeden beachten, immer freundlich bleiben… Was bei manchen echt schwer ist, denn es gibt nicht nur nette Gäste…

    Wenn man sich aber einmal an den Job gewöhnt hat, macht er eigentlich doch Spaß, man hat viel Abwechslung und jeden Tag neue Situationen und viele Menschen…

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